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Wie viele verschiedene Dankbriefe brauche ich?

In Seminaren komme ich immer wieder auf das Thema der Beziehungspflege zu Spenderinnen und Spendern zu sprechen und damit zwangsläufig zum Dankbrief. Meine Einstellung ist, dass von wenigen Ausnahmen abgesehen, grundsätzlich jede Spende zu bedanken ist.

Nun erreichte mich die Frage, wie viele Dankbriefe man denn pro Jahr schreiben müsse.

Also, mal kurz skizziert, wie ich mir eine nützliche Dankbrief-Häufigkeit vorstelle:

1. Pro Spendenbitte ein Dankbrief
Jede Spendenbitte hat einen konkreten Hintergrund und sollte daher mit einem eigenen Dankbrief hinterlegt werden. Wenn also sechs Spendenaufrufe pro Jahr versendet werden, sollen sechs dazu passende Dankbriefe entworfen werden.
Passend heißt, dass im Dankbrief auf den beworbenen Spendenzweck Bezug genommen wird.

2. Allgemeine Dankbriefe
Wenn es keine spezifischen Spendenbitten gibt und Spenden immer mal wieder „einfach so“ eingehen, müssen diese natürlich auch bedankt werden. Hier würde ich mir ansehen, wie häufig im Durchschnitt pro Jahr gespendet wird. Die Anzahl der Dankbriefe kann dann dieser Frequenz angepasst werden. Manchem Verein mag ein jährlich wechselnder Dankbrief reichen, andere werden diesen eher halbjährlich oder quartalsweise anpassen. Ziel sollte sein, dass Spender*innen nicht mehrfach den identischen Brief erhalten.

3. Dankbriefe für einzelne Zwecke
Erhält die Organisation häufig Spenden für einen ganz bestimmten Zweck? In diesem Fall empfiehlt es sich, für diesen Zweck einen eigenständigen Dankbrief vorzuhalten. Dabei gilt, wie oben bei den allgemeinen Dankbriefen erwähnt, dass die Briefe regelmäßig angepasst werden sollten. Der Brief sollte mindestens jährlich gewechselt werden, je nach typischer Spendenfrequenz für diesen Zweck.

4. Dankbriefe auf spontane Spenden mit Zweckbindung
Wenn eine spontane Spende mit einer Zweckbindung eingeht, für welche kein eigenständiger Dankbrief eingestellt wurde und sich ggf. ein eigener Brief „nicht lohnen“ würde, dann kann der „allgemeine Dankbrief“ verwendet werden. Aber Achtung: Die Zweckbindung der Spende ist dann im Dankbrief zu nennen, damit der Spender/die Spenderin sieht, dass die Zweckbindung beim Verbuchen erkannt und berücksichtigt wurde. Wenn man es schön machen will, kann der allgemeine Dankbrief einfach um ein oder zwei Sätze, welche sich auf die Zweckbindung beziehen, ergänzt werden.

5. Dankbriefe für Anlass-Spenden
Anlass-Spenden, wie Spenden aufgrund einer Spendenbitte zu einem runden Geburtstag oder eines Kranz-Spendenaufrufes anlässlich einer Beerdigung, benötigen auch einen eigenständigen Spendenbrief. Folgende Briefe empfiehlt es sich vorzubereiten:
– Brief an Kranz-Spender (also im Rahmen eines Trauerfalls)
– Brief an die Hinterbliebenen einer Kranz-Spendenaktion
– Brief an Geburtstags-Spender
– Brief an das Geburtstags-„Kind“
Diese Briefe können im Prinzip über mehrere Jahre im Kern unverändert bleiben, da die Empfänger diesen meist nur einmal erhalten. Wenn ein besonderer Zweck mit der Aktion verbunden wurde, muss der natürlich erwähnt werden, also sowohl der inhaltliche Zweck als auch der Name des Anlass-Gebers (Jubiliar, Verstorbener).

In der Summe kann das nun wie folgt aussehen:

  • 4 allgemeine Spendenaufrufe über die Spenderzeitschrift
  • 2 Mailings (Frühjahr und Herbst) mit besonderen Zwecken
  • 3 Einrichtungen, welche häufig Spenden erhalten, mit einem jährlich wechselnden Dankbrief

Das macht zusammen 9 unterschiedliche Dankbriefe pro Jahr plus die vier Anlass-Dankbriefe.

Viel Freude beim Entwerfen der Briefe!

Und in den nächsten Wochen:

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