Was soll ich denn schreiben? Tipps für schöne Dankbriefe.

Wenn zu jeder Spendenbitte ein eigener Dankbrief verfasst wird, so kommen im Laufe der Jahre doch ganz schön viele Dankbriefe zusammen. Und da kann es einem schon einmal schwer fallen, erneut einen ansprechenden Text entwerfen zu müssen.

Grundgerüst des Dankbriefes

Aber beginnen wir erst mit dem Grundgerüst des Dankbriefes, den Essentials. Folgende Elemente enthält ein guter Dankbrief:

  1. Die korrekte Spenderanschrift
    Werfen Sie einen Blick auf Name und Adresse, wenn der Brief von Ihnen unterschrieben wird. Schreibt man den Namen wirklich so? Sind bei Paaren mit verschiedenen Namen beide erwähnt? Kann der Straßenname so stimmen? Beim Dankbrief-Unterschreiben fallen immer wieder Ungereimtheiten auf, die beim Erfassen der Adresse in der Eile der Buchhaltung vorkamen.
  2. Eine persönliche und freundliche Anrede
    „Sehr geehrte“ oder „Liebe“ sind die häufigsten Anreden. Wählen Sie, was zu Ihrer Organisation passt. Entscheidend ist, dass Sie nun den Namen, gegebenenfalls einen Titel ergänzen:
    – Sehr geehrter Herr Professor Maier …
    – Liebe Familie Müller …
    – Sehr geehrte Frau Dr. Schmidt …
    – Liebe Frau Dr. Schulze, lieber Herr Schulze-Lüdenscheid …,
    Bitte vermeiden Sie auf jeden Fall das, was ich immer einmal wieder sehe: ein kopierter Brief mit vorgefertigter Anrede „Sehr geehrte Spenderin, sehr geehrter Spender“. Das ist extrem unpersönlich und unprofessionell.
  3. Der Betrag und der Spendenzweck
    Aus dem Brief soll hervorgehen, wofür die Spende gegeben bzw. verwendet wurde. Außerdem empfehle ich, den Betrag im Brief zu erwähnen. Das hat gute Gründe:
    a) Sie sehen, wenn die Spende ungewöhnlich hoch (oder niedrig) ist oder eine krumme Zahl ist. Letzteres weist manchmal auf eine Sammlung aufgrund eines Anlasses hin und sollte durch eine telefonische Rückfrage geklärt werden. Bei einer höheren Summe können Sie verändert reagieren im Rahmen Ihrer Danksystematik.
    b) Wenn der Spendenzweck es hergibt, können Sie den Dankbrief entsprechend inhaltlich anpassen oder durch eine handschriftliche Ergänzung noch weiter personalisieren. Vielleicht kennen Sie die Spenderin ja und schreiben einen persönlichen Gruß auf den Brief.
  4. Ihre Kontaktdaten
    Nennen Sie im Brief Ihre persönlichen Kontaktdaten. Wie ich schon einmal schrieb, sollten die beziehungspflegenden Fundraiser*innen den Dankbrief selber schreiben und unterschreiben. Dann nennen Sie bitte auch Ihre persönliche Mail-Adresse und die Durchwahl im Brief. Dann haben die Spender*innen alle Daten bei der Hand, wenn es einmal eine An- oder Rückfrage gibt.
  5. Das Dankeschön
    Es sollte eigentlich selbstverständlich sein, aber der Vollständigkeit halber nochmals gesagt: Sagen Sie danke! Danke können Sie auf verschiedene Weise sagen:
    – ein persönliche Dank von Ihnen;
    – der Dank im Namen der Organisation;
    – Dankeschön im Namen des Zweckes, wofür gegeben wurde.

Inhaltliche Tipps zum Dankbrief

Nun kommt der schwierigere Teil des Dankbriefs, die inhaltliche Komponente. Wir unterscheiden einmal zwischen verschiedenen Spendenbitte-Typen und den dazu passenden Dankbriefen:

a) Allgemeine Spendenaufrufe
Auch eine allgemeine Spendenbitte hat häufig einen konkreten Aufhänger, auch wenn die Spende selbst zweckfrei verwendet werden soll. Es gibt ja auch Organisationen, welche grundsätzlich nur zweckfreie Spenden annehmen, im Text aber exemplarisch ein konkretes Thema erläutern. Inhaltlich bietet sich hier folgendes an:

  • Ein Dankbrief mit einem Rundschreiben-Charakter:
    – Was gab es (seit dem letzten Dankbrief) neues in der Organisation?
    – Was hat Ihren Verein inhaltlich, politisch, organisatorisch besonders beschäftigt?
    – Können Sie Bezug nehmen auf ein Thema Ihrer Organisation und dieses beispielhaft für Ihre Arbeit beschreiben (s.u., projektbezogener Dank)?
  • Der Dankbrief bezieht sich auf das im Aufruf erwähnte Projekt
    (s.u. bei den projektbezogenen Dankbriefen).

b) Projektbezogene Spendenaufrufe und Spenden für konkrete Projekte

Wenn jemand für ein ganz spezielles Projekt spendet (weil es so beworben wurde oder weil in der Überweisung ein spezieller Zweck bestimmt wurde), sollte der Dankbrief nicht zu allgemein sein und soll unbedingt ganz oder teilweise Bezug auf diesen Zweck nehmen. Inhaltlich können Sie dabei zum Beispiel in folgende Richtungen denken:

  • Aktuelle Informationen aus dem Projekt.
  • Was tat sich im letzten Jahr / Quartal / Monat?
  • Gab es inhaltliche Veränderungen bei der Arbeit?
  • Gibt es Veränderung bei den Mitarbeitenden?
  • Erfahrungsbericht eines neuen oder eines ausscheidenden Mitarbeiters.
  • Bericht eines Ehrenamtlichen.
  • Rückmeldung von Klienten eine Hilfseinrichtung.
  • Gab es Rückschläge, Krisen? Wie gingen Sie damit um?
  • Schildern Sie eine Fallgeschichte, wenn Sie mit Menschen arbeiten.
  • Kooperieren Sie mit anderen Einrichtungen oder Organisationen? Erzählen Sie darüber.
  • Erläutern Sie die inhaltliche Arbeit, Aufhänger kann eine Konzeption oder ein Prospekt der Einrichtung sein.
  • Nehmen Sie ein Zitat (Promi, Mitarbeiter, Klient, Besucher, Spender) als Aufhänger für den Brief.
  • Gibt es einen tagesaktuellen Bezug zur Arbeit, den Sie anteasern können?
  • Kann jemand anders als Sie den Brief entwerfen (mit neuem Blick) und Sie überarbeiten den Brief nur sprachlich und stilistisch?
  • Lassen Sie sich etwas von den Mitarbeitenden im Projekt erzählen. Gehen Sie Kaffee trinken.

Ein Dankbrief muss nicht immer gleich lang sein. Manche Briefe sehen ganz uniform immer identisch lang aus – gerade dann, wenn Unterschrift vorgedruckt wurde. Aber ein Dankbrief kann auch mal nur aus 5-10 herzlichen Zeilen bestehen. Ein Dank kann auch in Form einer handgeschriebenen Grußkarte geschehen, welche der Zuwendungsbestätigung beiliegt.

Wichtig ist doch nur eines: Der Dank muss als solcher erkennbar sein und soll nicht als Pflichtübung beim Empfänger ankommen.

Bitte warten Sie mit dem Versand des Dankbriefes nicht zu lange. Ideal ist, wenn
– der Kontoauszug morgens elektronisch bei Ihnen ankommt und verbucht wird,
– der Dankbrief am Mittag gedruckt,
– und am Nachmittag unterschrieben verschickt wird.
Das klingt für viele sehr schnell, ist aber durchaus leistbar (in meiner Organisation handhaben wir dies an ca. 90% der Tage so).

Geben Sie sich bitte Mühe. Denn der Dank ist für beziehungsorientierte Fundraiser*innen nicht weniger wichtiger als die wohlformulierte Spendenbitte.

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