Die Unterschrift macht den Dank zum Dank

Eigentlich hätte die Überschrift auch „Qualitätssicherung durch unterschriebene Dankbriefe“ heißen können. Aber fangen wir mal von vorne an: In Seminaren ernte ich häufig Unverständnis, wenn ich berichte, dass wir (also meine Kolleg*innen und ich) jeden Dankbrief eigenhändig mit Füller unterschreiben. Denn das, so die Meinung, wäre doch nun wirklich unnötig im Zeitalter guter Scanner und leistungsfähiger Farbdrucker. Oder wie ein Kollege meinte: „Dafür haben wir einen Unterschriftsautomat gekauft. Der beherrscht drei verschiedene Unterschriften des Vorsitzenden und schreibt mit Tinte, da merkt kein Spender einen Unterschied.“

Ja, so ist es. Technisch ist es trivial, eine Unterschrift völlig echt wirkend einzudrucken oder per Automat zu „schreiben“. Letzteres ist nur eine Frage des nötigen Kleingeldes, da solche Geräte schon mal deutlich über 10.000 Euro kosten.

Die Unterschrift als Ausweis der Echtheit, der Authentizität

Doch warum treibt jemand den Aufwand und kauft für sündhaft teures (Spenden-)Geld einen Unterschriftsautomaten oder druckt eine Unterschrift ein? Es ist natürlich der Anschein der Authentizität, der gewahrt sein soll. Der Brief soll so individuell wie möglich wirken und dazu gehört nun einmal eine Unterschrift.

Der emotionale Wert einer handschriftlichen Unterschrift wird uns im papierarmen Alltag immer seltener klar. Aber denken wir mal an

  • Autogrammkarten,
  • signierte Bücher / T-Shirts / Fußbälle,
  • goldene Bücher, in welche sich Staatsoberhäupter handschriftlich eintragen,
  • internationale Verträge, welche mit Füllfederhaltern öffentlich unterzeichnet werden.

Die Handschrift, die eigenhändige Unterschrift, hat eine – zum Teil hoch emotionale -Bedeutung für uns; im Falle handschriftlich signierter Karten oder Fußbälle drückt sich das sogar in einem Marktwert aus.

Das genaue Gegenteil davon, gewissermaßen am unteren Ende der Authentizitäts-Skala angesiedelt, finden wir die von Ämtern und öffentlichen Einrichtungen so gern genutzte Formulierung „Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt und ist auch ohne Unterschrift gültig.“

Ketzerisch gefragt: Welchen Unterschied macht es, ob ich „Dieses Schreiben wurde maschinell erstellt …“ drucke oder eine sichtlich gescannte und eingedruckte Unterschrift per Drucker aufbringe? Es ist doch nur der Grad der Täuschung.

Kommunikation von Mensch zu Mensch

Jede Unterschrift ist ein Stück persönlicher Dankbarkeit. Fundraising ist kein Verkauf, kein Handel. Ansonsten erhielte ich nach einer Spende einen Kassenbon. Ich bekomme für mein Geld keine Dienstleistung, keine materielle Gegenleistung für mich. Aber ich bekomme einen Dank.

Aus Sicht der Spender*in bedeutet diese briefliche Rückmeldung: Da ist ein echter Mensch in der Organisation, der mir diesen Brief geschrieben hat. Wow! Und das ist keine triviale Feststellung. Denn wer von uns hat bei einer Spende an eine Organisation nicht schon gedacht, dass diese Gabe vielleicht irgendwo untergeht, eine kleine Ziffer im großen Spendenergebnis ist? Wenn ich aber das Gefühl habe, da sitzen tatsächlich Menschen aus Fleisch und Blut, dann gewinnt meine Beziehung zur Organisation eine andere, eine tiefere Qualität. „Menschen geben Menschen“, so das Mantra im beziehungsorientierten Fundraising. Im „Massenfundraising“ simulieren wir dieses „Menschen geben Menschen“ de facto nur. Im handschriftlich unterschriebenen Dank, erfahren wir im Fundraising-Prozess oft erstmals eine echte Beziehung von Mensch zu Mensch.

Und das hat auch eine Bedeutung für uns als Fundraiser*in. Denn jede Unterschrift, welche ich leiste, stellt auch ein Stück persönliche Dankbarkeit dar. Ohne es nun künstlich überhöhen zu wollen, aber es macht einen Unterschied, ob ich Dankbriefe nur von der Fundraising-Datenbank fertig ausdrucken lasse oder ob ich jeden Brief in die Hand nehme, Namen und Betrag lese und unterschreibe. Für viele von uns ist dies der engste und direkteste Kontakt zu Spendern.

Qualitätssicherung durch unterschriebene Dankbriefe

Formale Aspekte
Die Unterschrift unter den Brief „besiegelt“, dass der Inhalt richtig ist und geprüft wurde. Natürlich könnten Briefe auch einfach durchgeblättert werden, doch in der Praxis würde dies zur oberflächlichen Übung ohne Wert werden. Die handschriftliche Unterschrift ist die „kleine Spendenbescheinigung“.

Praktischer Nutzen

  • Spendenbriefe, welche von Fundraisern in die Hand genommen werden, stellen eine Art von „doppelter Buchführung“ dar. Dann hat nicht nur die Spendenbuchhaltung mit der Spende und der Spenderin zu tun, sondern auch die Fundraiser*innen. Damit können Fehler im Erfassungsvorgang erkannt werden.
  • Kontrolle von Name und Anschrift: Wie schnell geschieht ein Verschreiber, wenn mal viele Adressen vor Weihnachten erfasst werden müssen. Solche Fehler passieren einfach und oft werden Menschen über Jahre falsch angeschrieben. Auch komplexere Namensaufbereitungen bei Familien mit unterschiedlichen Namen und Doktortiteln etc. können korrigiert werden, wenn jemand einen ausgedruckten Brief mit aufbereitetet Anschrift in Händen hält und beim Unterschreiben praktisch Korrektur liest. Auf diesem Weg haben wir in meinem Team die Adressdatenbank ganz schön auf Vordermann gebracht.
  • Wurde für einen besonderen Zweck gegeben? Muss der Standard-Brief angepasst werden? Als Fundraiser haben wir da oft einen anderen Blick als diejenigen, welche die Spendenbuchhaltung betreiben. Wir sind oft näher an den Diensten und Projekten dran. Bei der Unterschrift fällt uns das auf. In meiner Organisation haben wir letztes Jahr Spenden für 133 unterschiedliche Zwecke erhalten – da ist Wissen gefragt.
  • Ist ein besonderer Nachweis für die Spende erforderlich? Wird außer der Zuwendungsbestätigung ein Verwendungsnachweis oder ein eigenes Formular einer Stiftung, eines Gewinnsparvereins etc. benötigt?
  • Hat eine Firma gespendet und liegt keine Zuwendungsbestätigung bei? Firmen wollen ihre Quittung oft umgehend und nicht erst als Jahresbescheinigung.
  • Hat eine Spende eine außergewöhnliche Höhe, zum Beispiel 365 Euro oder 740 Euro? Das „schreit“ geradezu nach einer Nachfrage beim Spender und in der Konsequenz oft nach einem angepassten Dankbrief. Denn hinter solchen Zahlen steckt nicht selten ein runder Geburtstag, ein Jubiläum etc.
  • Beim Unterschreiben von Briefen lesen Sie die Namen. Und sogar mir, als jemandem, der sich Namen erschreckend schlecht merken kann, fallen fast täglich Namen auf, welchen ich schon einmal oder mehrfach geschrieben habe. Das führt dazu, dass ich eine gewissen „Beziehung“ zu den Menschen aufbaue, mir Gedanken zu ihnen mache. Wo wohnt er oder sie? Wie lange wird schon gespendet? Oh, ein Stifter, da schreibe ich noch einen Gruß dazu. Ah, das ist doch der Schwager vom Chef, diesen Brief gebe ich an den Chef weiter, etc.
  • Ich erkenne Häufigspender. Das fängt damit an, dass manchmal von einer Person mehrere Spenden taggleich kommen. Ja, es gibt Spender*innen, welche Zahlscheine sammeln und an einem Tag alle ausfüllen und mit zum Beispiel jeweils 10,- Euro Überweisungsbetrag zur Bank bringen. So etwas fällt mir natürlich beim Unterschreiben auf, wenn die Briefe in einer Reihe rauskommen. Beim Buchen fiel das noch nicht auf, da wir für verschiedene Aktionen oft unterschiedliche Bankkonten angeben. Dann kann ich den Brief manuell anpasse und verschicke nicht u.U. den identischen Brief 2-3 Mal.

In der Summer fallen bei uns praktisch jeden Tag Dankbriefe an, welche wir manuell in irgendeiner Weise anpassen, damit sie stimmig, angemessen und spenderzentriert sind. Und das klappt nur, weil wir jeden Brief einzeln betrachten.

Lohnt sich der Aufwand?

Das ist eine gute Frage und ich kann sie nicht wissenschaftlich beantworten. Denn das würde bedeuten, wir müssten zwei Gruppen bilden und die eine wie genannt bedanken und die andere „maschinell“. Da uns der persönliche Dank mit Unterschrift aber auch menschlich wichtig ist, können wir diesen Versuch nicht durchführen.

Aber alleine die Tatsache, dass wir immer wieder aus dem Feld von kleinen und mittleren Jahresspenden (z.B. 50-100 Euro jährlich) Zustiftungen in unsere Stiftung von 5.000 bis 35.000 Euro und auch Erbschaften erhalten, zeigt die hohe Verbundenheit von Spendern. Und ich bin überzeugt, die kommt nicht von alleine. Und wir erhalten auch oft Dank von Spendern auf unseren Dankbrief hin.

Mein Tipp: Probieren Sie es aus!

PS: Ich denke, die meisten Briefe sollen von den Fundraiser*innen unterschrieben werden und nicht von den Häuptern der Organisation. Hier schrieb ich mal darüber.

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