Sachspendenangebote durch Unternehmen

Sachspenden, welche von Mitarbeitenden einer Firma für die Weitergabe an Klienten gesammelt wurden.

Sachspenden durch Unternehmen sind für einige Organisationen wesentlicher Bestandteil im Fundraising. Organisationen in der Entwicklungs-Zusammenarbeit erhalten oft palettenweise Sachspenden durch Unternehmen, welche dann in die Empfängerländer weitergeleitet werden.

Doch auch im Alltag von lokal oder regional tätigen gemeinnützigen Organisationen kommen Sachspenden durch Unternehmen häufig vor. Aus meiner Praxis bei der eva Evangelischen Gesellschaft Stuttgart der letzten Jahre waren dies beispielsweise

  • T-Shirts etc. mit Firmenaufdruck, welche nach einer Logo-Änderung nicht mehr verwendet werden,
  • Neuwertige Kleidung, welche nach einem Modellwechsel nicht mehr verkauft wird,
  • Putz- und Reinigungsmittel,
  • mehrere Paletten mit Spielwaren;
  • 50 höhenverstellbare Schreibtische aus dem Umbau eines Call-Centers,
  • Sport- und Fitnessgeräte aus der Auflösung eines Betriebs-Fitnessclubs,
  • Weihnachtsbackwaren (Spekulatius) in größerer Menge am 23.12.,
  • Mitarbeitende einer Firma sammeln nach einem Aufruf des Personalrates Sachspenden für bedürftige Klienten,
  • ein 40-Tonner mit Büromöbeln aus einem Show-Room,
  • Kongress-Taschen und -Tassen in dreistelliger Stückzahl,
  • Schreibmaterial aus einem aufgelösten Schreibwarengeschäft,
  • mehrere Kisten mit Weihnachtsdekorations-Artikeln eines Standes vom Weihnachtsmarkt,
  • Büromöbel, welche im Rahmen eines Firmenumzuges nicht mit umgezogen werden sollen,
  • etc.

Umgang mit Sachspendenangeboten

Dies waren alles Fälle, in welchen das Angebot einer Sachspende vom Unternehmen selber ausging. Relativ typisch war auch, dass die Firmen, bevor sie bei uns anfragten, eine kleine Odyssee durch den gemeinnützigen Sektor hinter sich hatten. Die mit der Empfänger-Suche beauftragten Mitarbeiter*innen blitzten vorher reihum bei den angefragten Organisationen ab. „Kein Interesse“, „kein Bedarf“, „keine Lagermöglichkeit“, „kein Ansprechpartner“, … hieß es.

Bei der eva Evangelischen Gesellschaft Stuttgart hat man sich diesen Anfragen seit einigen Jahren intensiver gestellt und wirbt auch auf deren Website für das Engagement von Firmen, auch im Sachspendenbereich. Seit diese Seiten online sind, hat sich die Frequenz von Anrufen durch Unternehmen deutlich erhöht. Auf der Website heißt es dazu:

Immer wieder kommt es vor, dass aus unterschiedlichen Gründen bei Unternehmen Produkte nicht mehr verkauft werden können oder Inventar nicht mehr benötigt wird. Wir freuen uns sehr, wenn diese Produkte in unseren Einrichtungen und Diensten ein „zweites Leben“ erhalten und Menschen in Not helfen.

Da wir individuell für jede Sachspende schauen müssen, in welchen Bereichen der eva diese benötigt werden, sprechen Sie im Vorfeld Ihre Spende bitte mit uns ab. Wir helfen Ihnen auch bei der Vermittlung von weiteren Organisationen, die sich über Sachspenden freuen.

Der Vorteil der eva Stuttgart als Komplexträger ist, dass sie einerseits relativ groß ist (ca. 150 Angebote und 1.400 Mitarbeitende), andererseits sehr heterogene Angebote bietet, von der Beratungsstelle über betreute Wohngemeinschaften bis zum großen Wohnheim. Wenn nun eine Anfrage eines Unternehmens kommt, wird diese – wenn sie nicht völlig abwegig ist – erst einmal aufgenommen. Über einen internen Mailverteiler an alle Mitarbeitenden („Suche und Biete“ – ein Verteiler, aus welchem man sich auch austragen lassen kann, wenn man z.B. in der Verwaltung arbeitet oder Vorstand ist), wird das Angebot dann publik gemacht. In der Rundmail wird auch explizit darauf hingewiesen, dass die Firmenspenden NUR für den dienstlichen Gebrauch bzw. zur Weitergabe an Klient*innen bestimmt sind.

Kleinere Sachspenden lässt die eva Stuttgart sich liefern, bzw. holen die Mitarbeitenden direkt ab. Möbelspenden müssen die interessierten Dienste in der Regel selber abholen oder die Fundraising-Abteilung lässt diese durch eine Spedition zustellen. Manchmal ist dies eine durchaus aufwändige Angelegenheit, doch der Nutzen der Dienste bzw. Klient*innen durch Sachspenden ist so groß, dass der Aufwand sich auf jeden Fall lohnt.

Ein kleiner Nebeneffekt: Die Fundraising-Abteilung wird dadurch innerhalb der Organisation als sehr praxisnah nützlich im Alltag wahrgenommen.

Und als große Chance steht im Raum, dass diese Kontakte zu Unternehmen aktiviert  werden können und damit als Anker für ein mögliches Gespräch dienen, wenn es um eine Spendenbitte für ein konkretes Projekt geht.

Zuwendungsbestätigung

Häufig – aber bei weitem nicht immer – kommt vom spendenden Unternehmen die Anfrage, ob man für die gespendete Ware auch eine Zuwendungsbestätigung erhalten könne. Dies ist in der Regel auch kein Problem, denn Sachzuwendungen sieht der Anwendungserlass zur Abgabenordnung ausdrücklich vor, es gibt ein eigenes Formular für die Zuwendungsbestätigung (=Spendenbescheinigung) aufgrund einer Sachspende.

Wenn es Ware ist, welche das Unternehmen verkauft, ist der Sachspendenwert in der Regel der Marktwert. Bei Mobiliar wird es der Abschreibungswert sein, wie er sich in der Bilanz wiederfindet. Im Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO) von 2014 heißt es dazu:

„Sachspende aus dem Betriebsvermögen: Stammt die Sachzuwendung nach den Angaben des Zuwendenden aus dessen Betriebsvermögen, bemisst sich die Zuwendungshöhe nach dem Wert, der bei der Entnahme angesetzt wurde und nach der Umsatzsteuer, die auf die Entnahme entfällt (§ 10b Absatz 3 Satz 2 EStG).“

Wichtig ist, dass auf den Wert die Mehrwertsteuer anfällt, welche dann vom spendenden Unternehmen auch abgeführt werden muss. Das führt dazu, dass Sachspenden für viele Unternehmen – trotz der Zuwendungsbestätigung – monetär sehr unattraktiv sind. Durch die Medien ging diese Problematik 2017, als bekannt wurde, dass Bäcker auf gespendete Waren an Tafelläden, Umsatzsteuer zu entrichten haben. Dieser Fall wurde dann rechtlich insofern entschärft, dass unverkaufte Backwaren mit dem Wert Null angesetzt werden dürfen und damit auch keine Umsatzsteuer anfällt. Aber dies ist ein Einzelfall.

Der Wertnachweis ist durch das Unternehmen zu erbringen. Dieser Nachweis muss den Hinweis auf die Umsatzsteuer enthalten. Der Nachweis kann eine Rechnung sein, kann aber auch ein sonstiges schriftliches Dokument sein. Wichtig: Dieser Wertnachweis ist mit dem Duplikat der Zuwendungsbestätigung für den Fall einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt für 10 Jahre aufzubewahren.

Wenn das spendende Unternehmen eine Proforma-Rechnung stellt (also auf der Rechnung vermerkt ist, dass das Unternehmen bei Ausstellung einer Zuwendungsbestätigung auf die Begleichung verzichtet), kann die empfangende Organisation eine ganz normale Geld-Spendenbescheinigung ausstellen (vgl. Bernd Kreh, Kapitel „Sachspenden“, S. 477 ff, im Buch „Fundraising“ der Fundraising Akademie, 5. Auflage). In allen anderen Fällen ist eine Zuwendungsbestätigung nach dem Muster „Sachspende“ zu erstellen mit dem Nachweis, wie es zur Wertermittlung kam.

Als Organisation sollte man aber sehr genau prüfen, ob der Wert auch plausibel ist (z.B. Anschaffungswert abzüglich Abschreibung, Wiederverkaufswert, etc.). Wir können nicht die unverkäuflichen Lagerbestände der Unternehmen durch eine Spendenbescheinigung „versilbern“. Im Zweifelsfall ist ein Wert anzunehmen, zu welchem die Organisation auch bereit wäre, die gespendeten Sachgegenstände käuflich zu erwerben.

PDF Anwendungserlass zur Abgabenordnung (AEAO)

Seite mit Link zur Muster-Zuwendungsbestätigung (pdf) auf der Seite des Baden-Württembergischen Finanzministeriums

Link zur Seite des Bundesfinanzministeriums mit sämtlichen Änderungen zum AEAO.

Hinweis: Die rechtlichen Aspekte im obigen Artikel sind nicht als Rechtsberatung, sondern als persönlich-berufliche Auffassung des Autors zu verstehen. Eine Haftung wird nicht übernommen.

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