Fallstricke beim Rechnungsnachlass gegen Spendenbescheinigung

Rechnungsnachlässe von Firmen gegen Zuwendungsbestätigung (Spendenbescheinigung) sind immer wieder eine Quelle der Unsicherheit von Fundraiser*innen und Mitarbeitenden in der Buchhaltung von NPOs.

Diese Tage erreichte mich ein in doppelter Hinsicht bemerkenswertes Exemplar. Kurz skizziert stand auf ihr folgender Text am Ende einer langen Aufzählung von Gewerken:

Firma Müller Rollladenbau GmbH, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt. 
Geschäftsführer: Max Müller, Ines Müller, Johanna Müller. 

(...)
Summe netto:        10.000,00 Euro
abzgl. Spende:       3.000,00 Euro
Summe netto:         7.000,00 Euro
Mehrwertsteuer 19%:  1.330,00 Euro  
Summe brutto:        8.330,00 Euro

Bitte lassen Sie uns über den Betrag in Höhe von 3.000 Euro eine Spendenbescheinigung an Max Müller, Musterstraße 1, 12345 Musterstadt zukommen. 

Die erste Frage war schnell geklärt: Es handelt sich, auch wenn Rollläden (und ihre Montage) davon bezahlt wurden, um eine normale Geldspende und keine Sachspende. Denn es bestand ein ganz normaler Anspruch auf Bezahlung einer Rechnung und der Rechnungsnachlass gegen Spendenbescheinigung ist nur ein abgekürzter Zahlungsweg. Das wäre auch so gewesen, wenn z.B. zwei von fünf Rolläden gratis gewesen wären. Man spart sich die komplette Bezahlung der Rechnung und der Lieferant eine Rücküberweisung des Spendenanteils.

Und wenn einem dieses klar wird, stößt man auf den ersten gravierenden Fehler in der obigen Rechnung, die tatsächlich so ankam:

Fehler 1: Spendenabzug vom Netto

Der Rechnungsnachlass kann nur vom Brutto erfolgen, wenn es eine Spendenbescheinigung geben soll. Denn wenn man den formalen Zahlungsweg nimmt, würde man ansonsten netto bezahlen, also die Mehrwertsteuer hinterziehen, die Firma einen Teil »schwarz« erbringen. Beim Rechnungsnachlass wird immer ein Bruttobetrag als Spende gegeben. Denn das ist letztlich auch der Betrag, den die NPO sich erspart. Für ein Unternehmen bedeutet das aber auch, dass es die Mehrwertsteuer dann als Belastung zu tragen hat, da es diese nicht direkt erstattet bekommt. Erst über den Steuervorteil, wenn die Spendenbescheinigung als Betriebsausgabe abgesetzt wird, wird dieser Nachteil ausgeglichen.

Richtig muss also da stehen, wenn wir von gleichbleibend 3.000 Euro Spende ausgehen:

(...) 
Summe netto:        10.000,00 Euro 
Mehrwertsteuer 19%:  1.900,00 Euro    
Summe brutto:       11.900,00 Euro 
abzgl. Spende:       3.000,00 Euro  
zu überweisen:       8.900,00 Euro

Fehler 2: Spendenbescheinigung an einen Dritten

Der zweite Fehler stand unter dem Brutto: Eine Spende kann grundsätzlich nur demjenigen bescheinigt werden, der die Spende auch tätigt. Bei einer GbR wäre dies noch unproblematisch, da dort nicht zwischen Firmenvermögen und Inhabervermögen unterschieden wird. Bei einer GmbH hingegen, bezieht die Geschäftsführung ein Gehalt und die Vermögen sind voneinander getrennt. Für die Entnahme von Vermögen aus der GmbH gibt es klare Regeln. In diesem Fall hatten wir es aber sogar mit drei Geschäftsführer*innen zu tun. Und nur einer davon wollte die Bescheinigung auf sich persönlich ausgestellt haben. Das ging natürlich nicht. Ich kann – auch als Unternehmen – meinen Steuervorteil nicht verschenken.

Häufiger tritt das in der Form auf, dass z.B. Eltern eine Spende machen und darum bitten, die Quittung ihren Kindern zukommen zu lassen. Formal muss es dann so laufen, dass die Eltern ihren Kindern den Betrag zukommen lassen und diese dann – freiwillig! – die Spende tätigen. Wenn die Eltern aber den Betrag unter der Auflage schenken, dass eine Spende getätigt wird, darf auch schon wieder keine Spendenbescheinigung ausgestellt werden, denn dann fehlt es der Spende am Merkmal der Freiwilligkeit, welches die Abgabenordnung zwingend voraussetzt.

Fazit
1) Rechnungsnachlässe von Lieferanten / Handwerkern sind immer als Geldspende zu verbuchen.
2) Der Rechnungsnachlass erfolgt immer vom Brutto. Die Zuwendungsbestätigung enthält also einen Mehrwertsteueranteil.
3) Die Zuwendungsbestätigung darf – außer bei einer GbR – nur auf die spendende Firma ausgestellt werden, nicht auf einen Geschäftsführer oder andere Dritte.

5 Gedanken zu „Fallstricke beim Rechnungsnachlass gegen Spendenbescheinigung“

    1. Es gibt nach meinem Kenntnisstand keine Pflicht, dass der Hinweis auf den Rechnungsverzicht gegen Spendenbescheinigung handschriftlich sein muss. Das wäre für die Firma auch unpraktisch.

  1. Bei handschriftlichen Vermerken hängt es davon ab, ob es das lokale Finanzamt akzeptiert. So meine Erfahrung. In Stadt 1 bei Organisation 1 kein Problem, in Stadt 2 bei Organisation 2 sehr wohl. Danke für den Beitrag. Kann immer noch nicht glauben, dass Ihr eine solche Rechnung erhalten habt. Das ist für Kaufleute doch wirklich kleines 1×1.

    1. Erwachsene Kinder in dem von mir gemeinten Fällen. Die ZWB ist grundsätzlich auf den Überweisenden auszustellen. Ausnahme sehe ich nur bei Sammlungen und der Sammelüberweisung mit Liste der Einzelbetröge und Gebenden.

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