Ausstattung und Budget

Fundraising-Investition erschöpft sich nicht in den Personalkosten. Ohne ein Budget für laufende und investive Ausgaben können auch engagierte Fundraiser*innen wenig ausrichten. Je nachdem, wie die Mitarbeitenden-Kosten aussehen und wie weit das Einzugsgebiet der NPO ist, kann für die notwendigen Sachkosten leicht nochmals der gleiche bis doppelte Betrag anfallen.
Eine feste Regel für die notwendigen Sachkosten gibt es nicht. Diese hängen wesentlich von folgenden Faktoren ab:

  • Anteil der Neuspenderwerbung über Fremdadressen
  • Notwendigkeit der Anschaffung einer Fundraising-Software
  • Anteil externer Kosten für Foto, Grafik und Agenturdienstleistung

Wer als Fundraiser*in arbeitet oder als NPO eine Fundraising-Stelle einrichtet, tut gut daran, die Mittel seriös zu planen. Am einfachsten ist es, sich eine Referenz-NPO zu suchen, welche im (angestrebten) Fundraising in etwa vergleichbar ist. Dann kann man bei dieser (vertraulich) nachfragen, welche Mittel dort für die Ausstattung, Personal- und Sachkosten veranschlagt werden. Meistens ist diese Auskunft nicht so schwer zu bekommen.

Einige Anhaltspunkte, an welche Positionen man denken könnte:

Arbeitsplatz

  • Einzel- oder Mehrfachbüro (ggf. viele Telefonate!)
  • Höhenverstellbarer Tisch
  • Abschließbarer Schrank (Datenschutz)
  • Falzmaschine oder Kuvertiermaschine für Ausgangspost (Dankbriefe, kleine hausproduzierte Mailings)

Mitarbeitende

  • Sekretariat / Abwesenheitsvertretung
  • Buchhaltung (Kapazität und Fachaufsicht Spendenbuchung)

Infrastruktur

  • PC-Arbeitsplatz
  • Software ggf. über den Betriebsstandard hinaus: FTP, Grafik, Fotodatenbank
  • Fotoapparat
  • Online-Zugang: Social Media, Cloud-Dienste (Datenschutz!)
  • Fundraising-Software (AfA, wird auf 3-10 Jahre abgeschrieben)
  • Investitionsmittel: Fremdadress-Mailing, Beilagen, notwendige Publikationen
  • Eigene Kostenstelle: Planmöglichkeit, Ausgabenübersicht
  • Laufende Ausgaben für alle Instrumente/Ansätze

Es gibt Empfehlungen in der Literatur, nach welchen hohe Spendenerträge anteilig direkt wieder ins Fundraising investiert werden sollen. Hier soll es keinen Rat dazu geben, denn die Modalität der Wirtschaftsplanung ist in jeder NPO unterschiedlich. Die Empfehlung für die meisten NPOs wäre, mit verlässlichen Budget-Zahlen für ein Jahr im Voraus zu arbeiten und nicht kurzfristig anhand laufender Einnahmen zu entscheiden, was noch im Fundraising geht. Die Spenden werden ja nicht für das Fundraising getätigt, sondern für die inhaltliche Arbeit der NPO.

Das DZI (Deutsche Zentralinstitut für soziale Fragen) hat nach langjähriger Erfahrung für das von ihm vergebene Spendensiegel für spendensammelnde Organisationen einen Maßstab (pdf) entwickelt. Die Grenze der Vertretbarkeit des Anteils der Werbe- und Verwaltungsausgaben an den Gesamtausgaben ist bei 30 Prozent festgesetzt. Unterhalb dieser Grenze nimmt das DZI folgende Abstufungen vor: 0-10 Prozent (niedrig), 10-20 Prozent (angemessen), 20-30 Prozent (vertretbar).

Die Abgabenordnung bildet den rechtlichen Rahmen für die An- und Aberkennung der Gemeinnützigkeit einer NPO. In ihr und im darauf basierenden Anwendungserlass (wird regelmäßig verändert), finden sich Aussagen zum Anteil von Verwaltungs- und Fundraisingkosten im Verhältnis zu den Gesamtausgaben. Da hierzu viel Halbwissen kursiert, sei diese nachfolgend im Auszug dargestellt:


Auszug aus der Abgabenordnung (AO) bzw. dem Anwendungserlass zur AO

§ 55 Selbstlosigkeit
(1) Eine Förderung oder Unterstützung geschieht selbstlos, wenn dadurch nicht in erster Linie eigenwirtschaftliche Zwecke – zum Beispiel gewerbliche Zwecke oder sonstige Erwerbszwecke – verfolgt werden und wenn die folgenden Voraussetzungen gegeben sind:

  1. Mittel der Körperschaft dürfen nur für die satzungsmäßigen Zwecke verwendet werden. Die Mitglieder oder Gesellschafter (Mitglieder im Sinne dieser Vorschriften) dürfen keine Gewinnanteile und in ihrer Eigenschaft als Mitglieder auch keine sonstigen Zuwendungen aus Mitteln der Körperschaft erhalten. Die Körperschaft darf ihre Mittel weder für die unmittelbare noch für die mittelbare Unterstützung oder Förderung politischer Parteien verwenden.
    (…)
  2. Die Körperschaft darf keine Person durch Ausgaben, die dem Zweck der Körperschaft fremd sind, oder durch unverhältnismäßig hohe Vergütungen begünstigen.
    (…)

Anwendungserlass zur Abgabenordnung 2016:

  1. Eine Körperschaft kann nicht als steuerbegünstigt behandelt werden, wenn ihre Ausgaben für die allgemeine Verwaltung einschließlich der Werbung um Spenden einen angemessenen Rahmen übersteigen (§ 55 Abs. 1 Nrn. 1 und 3 AO). Dieser Rahmen ist in jedem Fall überschritten, wenn eine Körperschaft, die sich weitgehend durch Geldspenden finanziert, diese – nach einer Aufbauphase – überwiegend zur Bestreitung von Ausgaben für Verwaltung und Spendenwerbung statt für die Verwirklichung der steuerbegünstigten satzungsmäßigen Zwecke verwendet (BFH-Beschluss vom 23.9.1998, I B 82/98, BStBl 2000 II S. 320). Die Verwaltungsausgaben einschließlich Spendenwerbung sind bei der Ermittlung der Anteile ins Verhältnis zu den gesamten vereinnahmten Mitteln (Spenden, Mitgliedsbeiträge, Zuschüsse, Gewinne aus wirtschaftlichen Geschäftsbetrieben usw.) zu setzen.
    Für die Frage der Angemessenheit der Verwaltungsausgaben kommt es entscheidend auf die Umstände des jeweiligen Einzelfalls an. Eine für die Steuerbegünstigung schädliche Mittelverwendung kann deshalb auch schon dann vorliegen, wenn der prozentuale An-teil der Verwaltungsausgaben einschließlich der Spendenwerbung deutlich geringer als 50 % v.H. ist.
  2. Während der Gründungs- oder Aufbauphase einer Körperschaft kann auch eine überwiegende Verwendung der Mittel für Verwaltungsausgaben und Spendenwerbung unschädlich für die Steuerbegünstigung sein. Die Dauer der Gründungs- oder Aufbauphase, während der dies möglich ist, hängt von den Verhältnissen des Einzelfalls ab.
    Der in dem BFH-Beschluss vom 23.9.1998, I B 82/98, BStBl 2000 II S. 320 zugestandene Zeitraum von vier Jahren für die Aufbauphase, in der höhere anteilige Ausgaben für Verwaltung und Spendenwerbung zulässig sind, ist durch die Besonderheiten des entschiedenen Falles begründet (insbesondere zweite Aufbauphase nach Aberkennung der Steuerbegünstigung). Er ist deshalb als Obergrenze zu verstehen. I.d.R. ist von einer kürzeren Aufbauphase auszugehen.
    1. Die Steuerbegünstigung ist auch dann zu versagen, wenn das Verhältnis der Verwaltungsausgaben zu den Ausgaben für die steuerbegünstigten Zwecke zwar insgesamt nicht zu beanstanden, eine einzelne Verwaltungsausgabe (z.B. das Gehalt des Geschäftsführers oder der Aufwand für die Mitglieder- und Spendenwerbung) aber nicht angemessen ist (§ 55 Abs. 1 Nr. 3 AO).

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