Wissen organisieren

seminar-ordnerAuf meinem Rechner gibt es ein Verzeichnis, das heißt “Lehre und Forschung”. Darin gibt es rund fünfzig Unterordner zu den verschiedensten Fundraising-Themen. Parallel gibt es noch eine vor rund 10 Jahren aufgebaute Sammlung mit ausgedruckten Skripten aus Seminaren, Fachartikeln u.ä. Und dann gibt es noch große Ordner, in welchen die Skripten von größeren Tagungen unsortiert lagen, zum Beispiel vom International Fundraising Congress.

Diese Sammlung ist hin und wieder ganz praktisch, wenn ich mich mal wieder grundlegend in ein neues bzw. aktuell bedeutsames Thema einarbeiten will oder ein Student Material für eine Arbeit sucht. Alles in allem sind es mehrere hundert Seminarstunden Material.

Aber … für den Alltag ist das nicht sehr praktisch. Und vor allem hilft mir diese Sammelei (ja, wir Fundraiser sind irgendwo alle Jäger und Sammler…) nicht, mein Wissen systematisch zu erweitern. Warum?

Wenn ich heute ein Seminar besuche, beispielsweise zu Mailings, dann gibt es sicher eine umfangreiche pdf-Datei mit 40-70 Folien. Von diesem Informationswust enthalten vielleicht 2-4 Folien eine wirklich relevante neue Information für mich. Doch in dieser Fülle geht die relevante Information unter, erst recht, wenn die Datei bei den anderen Dateien früherer Seminare landet.

Kaizen-Blatt

Meine Lösung: Zu wichtigen Themen habe ich ein “Kaizen”-Blatt erstellt.

Wie sieht das nun aus. Ganz einfach: Zu verschiedenen Fundraising-Themen, welche mich interessieren, habe ich ein Blatt / eine Datei angelegt. Und auf diesem Blatt schreibe ich einfach – mal geordnet, mal ungeordnet – all die Dinge auf, die mir wichtig und für mich neu sind. So bildet dieses Blatt für mich meine persönliche Wissensdatenbank, zugeschnitten auf meinen ganz persönlichen Wissens-Status und meinen Info-Bedarf. Ein Stück weit ist es wie ein wissenschaftlicher Zettelkasten.

Warum nenne ich es Kaizen? Nun, Kaizen ist die Lehre von der kontinuierlichen Verbesserung durch kleine und kleinste Schritte. Und so handhabe ich dieses Blatt auch. Ich muss nicht groß formulieren, ich sammle einfach relevante Infos. Ich kann einfach starten, ohne dass ich – wie bei einem QM-Blatt – gleich den kompletten Prozess darstellen muss. Niedrigschwelliger kann ich fast nicht starten.

Natürlich kann ich solch ein Blatt auch strukturieren und mit Überschriften versehen. Je nach Medium ist das mehr oder weniger einfach. Eine Word-Datei oder eine Mindmap bieten hier einfachere Möglichkeiten als ein physisches Blatt Papier.

Der Anfang ist leicht:

  • Neues Blatt / Word-Datei / Mindmap / Notizheft nehmen und mit einer Überschrift versehen. Wer mag, kann auch schon Kategorien vergeben.
  • Beispiel: Mailing
    Kategorien: Umschlag, Brief, Zahlschein, Beilage, Incentives, Agenturen, tolle Beispiele, eigene Ideen

Nun kann ich immer dann, wenn ich auf eine neue Idee stoße (Seminar, Website, Gesprächsinfo, Fremdmailing, Blog …), diese kurz in mein Themenblatt notieren. Das gilt aber auch für Erfahrungen im positiven und negativen Sinne: Was muss ich beachten, wo liegen Fallstricke und lauern Fehlerquellen?

So kommen mir beim Schreiben von Blog-Beiträgen immer wieder Ideen für eigene Mailings. Mehr, als wir einsetzen können. Diese Ideen archiviere ich einfach und kann sie bei Bedarf wieder abrufen oder als Inspiration nutzen.

Mit der Zeit entsteht so eine wertvolle Sammlung, welche ich sehr schnell überblicken und nutzen kann. Es ist quasi ein nebenbei entstandenes Konzentrat an Fachwissen, direkt auf mich zugeschnitten. Wenn ich das in eine Datei schreibe, kann ich diese Datei dann im jeweiligen Fachordner als erste Datei “00mailings.doc” abspeichern und sehe sie sofort. Und wenn ich beispielsweise von einer großen Tagung wie dem IFC zurück komme, kann ich meine 14 Seiten Mitschrift in kleine Fachhäppchen teilen, kopieren und in die entsprechende Datei nehmen.

Mindmaps eignen sich hierfür natürlich auch hervorragend. Zur Ausbildung an der Fundraising-Akademie vor 10 Jahren hatte ich das ganze Wissen in rund einem Dutzend Mindmaps aufbereitet. Davon profitierte ich auch später noch sehr, ohne mich durch das dicke Handbuch Fundraising “quälen” zu müssen.

Am besten … testen!

PS: Natürlich interessiert mich auch, wie Du/Sie Wissen aufbereiten …!

 

 

2 Gedanken zu „Wissen organisieren“

  1. Lieber Kai,

    vielen Dank für den Einblick in Dein Wissensmanagement. Gerne folge ich Deinem Aufruf und berichte von meiner Vorgehensweise: Der größte Teil meiner Fundraising-Unterlagen liegt mir digital vor. Auf Ausdrucke von Vorträgen etc. verzichte ich, wenn es den Inhalt auch als PDF gibt. Das sorgt dafür, dass allein der Dropbox-Ordner (hat den Vorteil von mehreren Endgeräten darauf zugreifen zu können) zu Fundraising fast 1,4 GB Daten enthält. Eine guter Dateiname und mehrere Unterordner erleichtern mir das Finden. Mir begegnen aber auch viele Beiträge, Blog-Artikel und Studien online. Diese sichere ich mir als Lesezeichen in Diigo – mit geübter Vergabe von Tags ist die Suche später sehr effizient. Der Lesezeichen-Dienst Diigo hat darüber hinaus den Vorteil, dass man sich in Gruppen organisieren kann und ich über meine Fundraising-Gruppe auch interessante Links von anderen erhalte, also den Zugang zu weiterem Wissen.

    Viele Grüße
    Jörg

  2. Lieber Kai, bin gerade auf diesen interessanten Beitrag von Dir gestoßen. Ein schönes Vorgehen. Ich als Fan geteilten Wissens möchte natürlich auch Erkenntnisse von *anderen* in meiner Wissensdatenbank haben – und diese anderen auch zugänglich machen. Wir haben deshalb seit einigen Jahren ein agenturinternes “Wiki” auf Basis des kostenlosen http://www.mediawiki.org/wiki/MediaWiki laufen. Eine hierarchische Suche wie von Dir geschildert ist natürlich sehr nutzerfreundlich aber irgendwann nicht mehr vernünftig zu adminisitrieren. Deshalb nutzen wir Querverweise und Verschlagwortungen wenn wir einzelne Erkenntnisse dokumentieren. Das verschafft unterschiedliche Zugäng zu einzelnen Themen und bildet unsere Gedanken, finde ich am Besten ab: nicht linear, sondern vernetzt und dynamisch (Schlagwortsuche, Themenbereich-Suche, Zufallsfund). Ich kann das Tool für kleine und große Teams nur empfehlen, es braucht aber auch viel Disziplin es angemessen zu pflegen.

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