Wer soll bedanken?

Ein authentischer Dank ist wie Hefe und lässt die Beziehung zu Spendern wachsen.
Ein authentischer Dank ist wie Hefe und lässt die Beziehung zu Spendern wachsen.

Es gibt einige sehr feste Regeln im Fundraising und eine von ihnen lautet: “Wer bittet, der bedankt.” Wer also mit seinem Namen, vielleicht sogar mit einem Foto, ein Spendenmailing, eine Beilage oder einen Online-Aufruf ziert, der solle dann auch die eingehenden Spenden bedanken.

Dieser Gedanke ist nicht falsch und korrespondiert sehr mit unserem Alltagsverständnis. Auch im Privatleben erwarten wir, dass der Beschenkte sich bei uns bedankt. Gut, bei kleineren Kindern macht man gerne auch mal eine Ausnahme, wenn sie sehr schüchtern sind. Da dürfen die Eltern in die Bresche springen. Aber später wird eine authentische 1:1-Kommunikation erwartet.

Um uns nun der Frage zu nähern, wer soll im Fundraising bedanken, hilft uns das etwas weiter. Aber, wie wir sehen werden, gibt es doch einige Unterschiede, so dass diese Regel “Wer bittet, der bedankt.” reflektiert werden sollte.

Bei einem Spendenaufruf – Beilage, Mailing, etc – wird der Aufruf zumeist von leitenden Personen der Organisation unterschrieben. Bei einer etwas größeren Organisation ist dies dann gerne mal der oder die Vorstandsvorsitzende, Geschäftsführer, etc. Auch Pfarrer, Aktivisten, Schatzmeister … viele sind es, welche bitten.

Es bleibt dabei: der Bittende dankt, denn …

Die Überschrift klingt jetzt nicht neu, nach dem vorher Geschriebenen. Doch Achtung: Wer wurde denn Beschenkt? Es heißt zwar im Fundraising “Menschen geben Menschen”, doch die Spende ist nun kein Geschenk an den Bittenden. Denn letztendlich sind wir, die haupt- und ehrenamtlichen Mitarbeitenden der Vereine und Verbände, nur Mittler für die Spende. Gedacht ist die Spende doch für die von uns betreuten Menschen, die geschützte Natur, die verpflegten Tiere, die Durchführung kultureller Maßnahmen etc.

Das Geld gehört nicht uns. Wir sind Treuhänder, Makler der Guten Sache.

So betrachtet, müssten sich – im Falle einer sozialen Organisation – konsequenterweise die dort betreuten Menschen direkt bedanken. Doch dies geschieht in der Regel nicht. Genau so wenig, wie sie direkt bitten. Wir sind dazwischen geschaltet. Wir Fundraiser, Vorstände, Projektmitarbeiter bitten stellvertretend.

… wir bitten stellvertretend und damit …

Nun, mehrere hundert oder gar tausend Menschen können nicht individuell um Unterstützung für einen Verein bitten. Dafür haben wir stellvertretende Strukturen geschaffen. Und so ist es auch beim Spendenmailing. Jemand aus der Organisation bittet stellvertretend. Oft ist dies eben der “oberste” Stellvertreter / Repräsentant der Organisation, da er eben für alle sprechen kann bzw. die formale Legitimation hierfür hat oder als am vertrauenswürdigsten angesehen wird.

Im sozialen Bereich fallen Bitte und Dank fast nur im “individualfundraisenden” Fall an – wenn z.B. ein Bettler auf der Straße seinen Becher hinhält.

 … ist es nur wichtig, dass ein glaubwürdiger Vertreter der Organisation dankt!

Aus diesen Überlegungen halte ich es nicht für unbedingt zwingend, dass es die identische Person sein muss, welche nach der Bitte im Mailing auch das Danke im Dankbrief unterschreiben muss.

Entscheidend für die Funktion des Dankes ist nach meiner Auffassung, dass dieser authentisch wahrgenommen wird. Dazu zählt, dass er

  • umgehend (ideal: am Tag der Buchung … ja, das geht!!!)
  • persönlich mit Füller unterschrieben
  • wenn nötig individualisiert
  • ohne Fehler

verfasst wird.

Dieses Ideal werden wir nur erreichen, wenn jeder einzelne Brief in die Hand genommen wird. Und da fängt das Problem an. Die wenigsten Vorstände werden hierfür die notwendige Zeit haben. Denn dafür wurden Fundraiser oder Verwaltungsmitarbeitende eingestellt.

Lasst die Fundraiser den Dank unterschreiben!

Es gibt Organisationen, welche dann die Unterschrift des Chefs eindrucken, auf vorgedrucktem Papier in blau haben oder sich gar einen teuren Unterschriftsautomat mit verschiedenen Unterschriftsvarianten geleistet haben. Doch sorry, das halte ich für Krücken auf dem Weg zum authentischen Dank.

Ich bin sicher, wir sind erst dann gut im Danken, wenn der Dank mit ebenso viel Sorgfalt geschieht, wie das Mailing. Und wer textet und entwirft das Mailing … eben: der Fundraiser!

Die Fundraiser sind es doch, welche dann den “täglichen” Kontakt mit den Spendenden pflegen. Sie sind es, welche im Fall der Fälle von Spendern angerufen oder angeschrieben werden. Es ist nicht der Vorsitzende, der die Adressänderung vornimmt, die Broschüren verschickt oder zum passenden Spendenprojekt rät.

Mit dem Dankbrief können wir – einfach nebenbei – die zuständigen Mitarbeitenden bei den Spendern vorstellen.

Und meine Erfahrung ist, dass dies von den Spendern durchaus als angemessen wahrgenommen wird. Wenn wir unterschreiben, dann zweifeln die Spender nicht an der Echtheit der Unterschrift. Und sie trauen sich, uns als direkten Ansprechpartner anzurufen. Die Hürde bei uns ist nicht so hoch, wie beim Vorsitzenden.

Wenn wir Fundraisende den Dank unterschreiben, steigen wir aktiv in die Pflege der Beziehung zu den Spendern ein. Und das macht nun einmal das Fundraising aus. Ein guter Dankbrief ist wichtiger als jeder Spendenbrief. Denn er bereitet den Boden der Beziehung.

Und – für mich wichtig: Wenn Mitarbeitende / Fundraiser den Dankbrief unterschreiben, kann ich den Dank durch eine Extra-Karte o.ä. des Vorstandes nochmals bei Bedarf steigern, wertiger gestalten. Warum also alles Pulver gleich verschießen?

Am besten – testen!

2 Gedanken zu „Wer soll bedanken?“

  1. Absolut richtig – zwei weiterführende Gedanken: Warum soll eigentlich immer der Vorstandsvorsitzende den Spendenbrief unterschreiben – warum nicht eine Gruppenleiterin, ein Konfirmand? Es kommt auf die Organisation und ihr Selbstverständnis an bzw. wie die Spender/innen diese Organisation sehen…
    Zum anderen: ein Kollege hatte viel Erfolg mit folgender Methode: die Spendensachbearbeiterin hatte den Auftrag ab einer gewissen Summe zum Telefon zu greifen und den/die Spender/in anzurufen: “Ich bin Frau X und bin hier für die Spenden zuständig. Gerade eben sehe ich, dass Sie X Euro überwiesen haben und da will ich einfach mal Danke sagen”. Riesenerfolg.

  2. Genau diese Frage stelle ich mir in einem privaten Schulfundraisingprojekt auch gerade.
    Hier gibt es keinen hauptamtlichen Fundraiser.

    Initiiert wurde durch den ehrenamtlich besetzten Fundraisingkreis der wiederum die Elternvertreter in die Kommunikation mit den Klassen einband.

    Wer bedankt also:
    – Der anonyme Fundraisingkreis im Hintergrund?
    – Der Elternvertreter der jeweiligen Klasse?
    – Ein Verteter der Geländedelegation der das Projekt umgesetzt hat?
    – Die Geschäftsführung?
    – Der Vorstand?
    – Der Förderverein über dessen Konto gesammelt wurde?
    – Die Schüler (welche)?

    Die Praxis ist immer so anstrengend … 🙂

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