Enge Termine bringen Response

Viel Zeit für eine zu erledigende Aufgabe ist oft kontraproduktiv.
Viel Zeit für eine zu erledigende Aufgabe ist oft kontraproduktiv.

Zeit lassen oder drängeln? Das ist mehr als nur eine Frage von mehr oder weniger Höflichkeit. Diese Frage stellt sich immer dann, wenn wir irgendeine Reaktion, eine Antwort erwarten.

Drängeln, eilen, Zeitdruck – die kurze Frist ist, die Worte drücken es aus, eher negativ belegt. Dahingegen ist Zeit lassen, warten können, in Ruhe handeln in unserer beschleunigten Zeit als angenehme, als luxeriöse Haltung wohl angesehen.

Aber wie sieht das denn ganz praktisch aus? Welche Erfahrungen machen wir im Alltag, wenn es darum geht, sich zwischen Eile und Weile zu entscheiden?

Meine Alltagserfahrung – und praktischerweise deckt sie sich mit psychologischen Untersuchungen – sagt, dass eine lange Frist dazu führt, dass die erwartete Antwort häufiger ausfällt.

Folge langer Fristen

Ja, in der Tat: Je großzügiger ich bin, je länger ich die Frist für eine Reaktion setze, desto schlechter scheint mir die Rückmeldung zu werden.

Psychologen und auch Geschäftsleute haben festgestellt, dass beispielsweise Gutscheine, abhängig von ihrer Gültigkeitsdauer eingelöst werden. Je länger ein Gutschein noch Gültigkeit hat, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass er überhaupt eingelöst wird. Hintergrund ist: Lange Fristen führen dazu, dass die Aufgabe aufgeschoben wird. Das liegt daran, dass wir den Zeitpunkt, zu dem die Aufgabe erledigt sein soll, aus den Augen verlieren. 

Und das betrifft sogar so angenehme Dinge, wie das Einlösen eines Gutscheines. Wir denken, das hat ja noch “ewig” Zeit, verdrängen die Aufgabe aus dem Kopf und sehen keine Notwendigkeit, uns ernsthaft mit der Erledigung – also dem Einlösen – zu beschäftigen.

Und dieses Phänomen haben wir häufig:

  • Rücklauf von Fragebögen: Eine knappe Antwortfrist führt tendentiell zu höheren Responsequoten. Wenn das Erhebungsdatum erst in mehreren Wochen liegt – man will ja nicht drängeln – sackt der Fragebogen im Altpapierhaufen immer weiter nach unten, verschwindet aus der Erinnerung.
  • Spenden: Spendenaufrufe werde nicht ohne Grund oft mit einer gewissen Dringlichkeit gekoppelt, wenn es um ein konkretes Projekt geht.
  • Wenn ich meine Fachkollegen um ein Fallbeispiel aus ihrer Arbeit für mein Mailing bitte, setze ich mittlerweile eine knappe erste Frist von z.B. 4 Tagen. Entweder ich bekomme dann die Rückmeldung, oder ich kann dann direkt mit dem Kollegen eine – für ihn machbare – Frist vereinbaren, meist nicht viel länger als mein erster Vorschlag. Früher folgte ich dem Rat meiner Vorgänger und gab 2-3 Wochen Vorlauf. Das Ergebnis war:  Ich bekam die Antwort – wenn überhaupt – erst am letzten Tag, da sich die Kollegen erst zwei Tage vor Fristende an die Arbeit machten.

Knappe Frist erhöht die Responsequote

So höflich es ja im Alltag ist, so kontraproduktiv ist es, wenn wir längere Zeiträume für das erledigen von Aufgabe (Spenden, Beantworten von Fragebogen, Zuarbeit) gewähren. Damit ich nicht falsch verstanden werde. Es geht nicht darum, irgendeinem Mythos wie “Unter Druck arbeite ich am Besten” zu huldigen. Daran glaube ich nämlich nicht so recht. Die knappe Frist muss schon so bemessen sein, dass die erwartete Rückmeldung sicher und in guter Qualität erfolgen kann. Aber die Frist darf nicht so lange sein, dass ich sie “aus den Augen” verliere. Und je nach Kontext kann dies natürlich anders aussehen.

Leicht merkbare Termine

Ich muss mir diesen Termin leicht merken können, so dass mein Gehirn ihn einfach behalten kann. Eine Woche können wir gut überblicken, auch ein Termin zum Monatsende ist eine “runde” Sache.

Schwieriger wird es mit so etwas wie “2-3 Wochen”, “6 Wochen”, “13. April” (wenn gerade Februar ist). Da steigt unser Gehirn aus und merkt sich nur … “keine Eile, hat noch Zeit, kümmere Dich um Wichtigeres”.

Eigene Termine

Und natürlich betrifft dies auch Termine, welche wir uns selber setzten. Wenn ich zum Beispiel eine Broschüre verfassen möchte, die ich gedanklich in zwei Monaten als fertig terminiere, ist sie damit erst mal aus den Augen. Da werde ich ziemlich sicher irgendwann unter Druck geraten. Setze ich aber Zwischenziele, beispielsweise, dass ich nun alle zwei Tage eine Seite verfassen muss, damit ich den Zeitplan einhalte, werde ich sicherer – und entspannt – zum Ziel kommen. Mit diesen kurzfristig angesetzten Zielen arbeite ich gehirngerechter.

Dies ist vielleicht auch eine wichtige Ursache, warum irgendwelche Jahresziele so häufig nicht erreicht werden. Ein Jahresziel hat als Enddatum erst mal den 31.12. des Jahres, liegt also – bei gegebener Alltagsbelastung – ewig weit weg und ist alles andere als dringlich. Ein auf den Monat oder die Woche heruntergebrochenes Ziel hat da eine völlig andere Qualität für unsere Prioritäten.

Kurzfristige oder leicht merkbare Termine erhöhen die Chance, dass die terminierte Aufgabe erledigt wird.

Wenn ich, warum auch immer, eine schlechte Antwortquote haben will, dann muss ich sehr großzügige Termine setzen oder gar den Zeitraum unbestimmt lassen (Quartalsende …).

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