Planen – erledigen – reflektieren

In der Theorie sieht es immer ganz einleuchtend aus. Im Fundraising – egal ob im Alltag oder bei Projekten – folgt man dem Dreiklang von Planen, Handeln und Reflektieren. Wir gehen beispielsweise im Herbst in die Jahresplanung für das Folgejahr, setzen dann die geplanten Maßnahmen sorgfältig im Laufe der folgenden Monate in die Realität um, und vor der nächsten Planungsrunde reflektieren wir die gemachten Ergebnisse und Erfahrungen als Grundlage für die erneute Planungsrunde.

Leider ist es in der Praxis häufig nicht so. Ich erlebe in Beratungen oder beim Blick von außen, dass Fundraising-KollegInnen sich entweder im Prozeß der Planung verlieren oder vor lauter operativer Hektik weder zum Planen, noch zum Reflektieren kommen. Und beide Szenarien sind verhängnisvoll für die Weiterentwicklung des Fundraisings in der Organisation.

Stetes Handeln, ohne durchdachte, strategische Planung, gerät leicht zum „immer-weiter-so“. Das geht eine ganze Zeit lang gut, birgt aber die Gefahr, wichtige Entwicklungen zu übersehen und irgendwann in eine Sackgasse zu geraten.

Wer sich hingegen im Planen verliert, immer detailliertere Projektpläne erstellt, sich durch ewige Arbeitsgruppentreffen abzusichern sucht oder jede Eventualität zu bedenken versucht, kommt auch nicht weiter. Wer nicht zum Handeln kommt oder es wenigstens wagt, einmal den ersten Schritt zu machen, bleibt gnadenlos auf der Stelle stehen, während sich um ihn die Welt weiterdreht.

Die Gefahr der fehlenden Reflektion wirkt hingegen auf den ersten Blick vernachlässigbar. Die hin und wieder praktizierten Reflektionsrunden nach Veranstaltungen oder einem Mailing sind im Alltag eher selten und erscheinen dementsprechend auch eher als pflichtgemäß-routinierten Runden. Der Transfer in die nächste Planungsphase ist hier die große Herausforderung.

Aber was heißt das nun für meinen Alltag. Folgende Punkte erscheinen mir wichtig:

  1. Ich nehme mir Zeit zum Planen meiner Arbeit.
  2. Ich merke, wenn ich zu detailiert in der Planung werde oder meine Unsicherheit/Scheu/Angst vor dem Beginnen durch lange Planungsprozesse ausdrücke. Dann muss ich möglicherweise eine Lösung finden, die nicht in der Planung selber liegt.
  3. Ich finde die Energie, mir auch in hektischen und fordernden Arbeitsphasen die Zeit zu nehmen, um meine Arbeit zu planen und zu reflektieren. Es gibt meist mehr zu tun, als in der regulären Arbeitszeit gleistet werden kann. Auf ruhigere Zeiten zu hoffen, ist in der Regel illusiorisch und führt mittelfristig zu inhaltlichen Sackgassen in der Arbeit oder persönlich zu Überforderung oder Burn-Out.
  4. Ich werde mir bewusst, dass auch die beste Arbeit nicht von alleine hervorragend bleibt, sondern in regelmäßigen Abständen reflektiert werden muss. Denn nicht nur ich ändere mich, auch die Welt um mich herum bleibt nicht stehen.

Als kleines Bild habe das folgende Dreieck.

Es zeigt einfach die drei Pole planen – erledigen – reflektieren an. Und wenn ich bei einem dieser drei Pole ein ungutes Übergewicht habe, geht dies automatisch zu Lasten der beiden anderen Pole. Im Alltag wird vermutlich das Erledigen von Aufgaben für die meisten von uns die Oberhand haben – dann sollten wir die beiden anderen Ecken aber nicht ignorieren.

Teamdynamik

Teams zeichnen sich im Idealfall durch unterschiedliche Persönlichkeiten aus. Typisch sind dann zum Beispiel Diskussionen oder gar Konflikte, wenn Teammitglieder unterschiedliches Gewicht auf die drei Arbeitsphasen planen-erledigen-reflektieren legen. Während die einen am liebsten nach der ersten Idee sofort loslegen möchten, sehen die anderen das Ziel vor Augen und planen minutiös die Schritte dorthin. Klar, dass das zu Spannungen in einem Team führen kann. Aufgabe der Teamleitung ist es dann wieder, hier einerseits den Prozess der Gewichtung der Phasen zu moderieren und andererseits den Blick aufs Ganze zu haben. In einer Leitungsfunktion ist es eine Hauptaufgabe, dieses dynamische Gleichgewicht im Organisationsinteresse auzutarieren – unabhängig vom eigenen Arbeitsstil. In Team kann die Methode der 6 Hüte von de Bono ganz hilfreich sein, um ein gemeinsam akzeptiertes Vorgehen abzustimmen.

Viele Erfolg!

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