Mailings sammeln – aber sinnvoll

In meinen Vorträgen sage ich gerne, dass wir Fundraiser*innen voneinander lernen müssen. Und dazu zählt, dass wir – Jäger und Sammler die wir sind – uns die Mailings und Spendenbitten anderer Organisationen ansehen. Viele Kolleg*innen machen dies auch und es haben sich in der Praxis zwei Sammelformen herauskristallisiert:

a) Die ungeordnete Sammlung: Jedes Mailing, jede Beilage wird angesehen und kommt auf einen stetig wachsenden Stapel.

b) Die nach Organisationen geordnete Sammlung: In Hängeregistern, Ordnern, etc. wird akribisch jedes Mailing einer Organisation chronologisch archiviert.

Gegen beide Ordnungen ist erst einmal nichts einzuwenden. Aber in der Praxis sieht es dann meist so aus, und da spreche ich aus eigener Erfahrung, dass nach dem ersten Ansehen und der Ablage nichts mehr mit den Mailings geschieht. Das ist wie mit den ewig wachsenden Zeitschriften-Ablagen und Zeitungsartikel-Friedhöfen. Auch diese werden von den meisten Menschen nie mehr angesehen und irgendwann in einem großen Aufwasch entsorgt.

Und schlimmer: Die Gedanken, die ein Mailing ausgelöst hat, sind mit dem Archivieren mit abgelegt worden und vergessen. Denn meist ist es so, dass wir eine Idee, einen Impuls aus einem fremden Mailing nicht in just dem Moment benötigen, in dem er uns erreicht. Da ist unser Kopf sehr effektiv im Bemühen, das Gehirn zu entlasten. Gleiches gilt auch für Artikel in Zeitungen, Zeitschriften und auf Webseiten.

Doch die Lösung ist nicht, auf die Impulse von außen zu verzichten. Die Lösung liegt darin, die relevante Information sinnvoll greifbar zu machen, kurz gesagt, Wissensmanagement zu betreiben. Und da gilt die Devise: je einfacher eine Lösung ist, desto eher wird sie auch umgesetzt und genutzt.

Ein simples Tool, um sinnvoll Mailings auszuwerten, ist zum Beispiel die oben abgebildete Excel-Tabelle. Die Tabelle lässt sich am Computer oder auch handschriftlich schnell und einfach ausfüllen und mitsamt den relevanten genannten Mailings oder Beilagen ablegen. Eine große Ordnung ist nicht nötig, es reicht, das Mailing mit der fortlaufenden Nummer zu versehen, welches es in der Tabelle erhalten hat. Zentral ist nun, in der Tabelle zu notieren, welcher Mailing-Bestandteil besonders auffiel (Umschlag, Brief, Beilage, Zahlschein, etc.) und im Bemerkungsfeld dies zu begründen. Hier ein Beispiel (anklicken zum vergrößern):

Wenn dann das nächste eigene Mailing zur Entwicklung ansteht, lässt sich diese Tabelle sehr schnell überblicken und vielleicht findet so ein hilfreicher Impuls seinen Weg in die eigene Arbeit.

Ich kam zum Beispiel vor eineinhalb Jahren vom österreichischen Fundraising Kongress mit eine Mailing-Idee der Roten Nasen zurück. Ich wusste noch nicht, wie ich den Impuls in unserem Fundraising umsetzen konnte und gab das Mailing meinem Kollegen. Gemeinsam überlegten wir dann einige Monate hin und her und am Ende stand eine sehr erfolgreiche Übernahme der zentralen Idee, ohne dass es nur im Ansatz eine Kopie geworden wäre – samt Kaltadress-Responsequoten von teilweise über zwei Prozent. Und das ist die zweite Botschaft: Sich inspirieren zu lassen bedeutet meist nicht, andere zu kopieren.

Die Datei ist hier im Excel-Format und pdf-Format verfügbar.

PS: Wer selbst nicht genügend fremde Mailings erhält, soll doch mal seine Verwandten, Nachbarn und Arbeitskollegen fragen. Da findet sich ganz erstaunliches Material.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.