Entbehrlich werden – so geht es

Nur eine Excel-Tabelle? Nein, das wichtigste Hilfsmittel im Jahreslauf, um die Übersicht nicht zu verlieren.

Nur eine Excel-Tabelle? Nein, das wichtigste Hilfsmittel im Jahreslauf, um die Übersicht nicht zu verlieren.

Kürzlich forderte ich auf, im Job entbehrlich zu werden. Nicht unbedingt im Sinne, dass künftig Industrieroboter die Arbeit von Fundraisern übernehmen können, sondern im Sinne, dass man guten Gewissens in Urlaub, auf eine neue Stelle und zu neuen Aufgaben gehen kann. Oder dass man sich – der Jahreszeit gemäß – bei einer Krankheit auch auskuriert. Doch wie fange ich das ganz praktisch an? Hier mal meine Tipps dazu:

1) To-Do-Listen und Anleitungen … für die Urlaubsvertretung

To-Do-Listen und mehr oder weniger ausführliche Anleitungen sind das Mittel der Wahl, wenn es darum geht, einen definierten Zeitraum durch eine Vertretung überbrücken zu lassen. Es ist in der Regel Zeit, um die zu übertragenden Aufgaben zu erläutern und mit To-Do-Listen können Aufgaben übersichtlich und nachvollziehbar übergeben werden.

Wenn es um eine Anleitung geht, habe ich aus meiner Praxis zum Beispiel Anleitungen aus dem Bereich der Buchhaltung oder beim Abruf von Spendendaten aus dem Internet-CMS im Kopf. Eine Anleitung hilft mir immer dann, wenn ich eine Tätigkeit nur selten vornehme, aber mit dem Verfahren (der Software etc.) an sich vertraut bin. Bei einer Anleitung gilt daher, das Augenmaß zu wahren. Sie sollte nur so ausführlich sein, dass – zum Beispiel bei einem Buchhaltungsprogramm – eine mit der Software vertraute Person die konkreten Vorgänge nachvollziehen und eigenständig bearbeiten kann. Eine Anleitung stellt also kein Handbuch dar.

Tipp: Mit Screenshots lassen sich Anleitungen einfach aufpeppen und ein Bild kann in diesem Fall wirklich viele Worte ersparen.

2) Terminübersicht und Adressen … für plötzliche Abwesenheiten

Jemand muss plötzlich weg, spontane schwere Erkrankung etc. … und die Kollegen rätseln, was wohl an offenen Posten gerade ansteht. In diesen Fällen ist es sehr hilfreich, wenn es eine für alle zugängliche Übersicht gibt, aus welcher die einzelnen Vorgänge der verschiedenen Projekte mit ihren Start- und Erledigungsdaten hinterlegt sind. Genau so wichtig ist eine Adresskartei aller wesentlicher Ansprechpartner, Dienstleister etc., auf welche alle im Team zugreifen können.

Bei mir im Büro haben wir dafür eine Excel-Tabelle. Diese enthält alle wesentlichen Aufgaben des Jahres (Mailings, Veranstaltungen, Leerung der Pfandboxen, Wirtschaftsplanung etc.), aufgegliedert in die wesentlichen Einzelschritte und versehen mit einem Erledigungsdatum und Zuständigkeit. Über die einfache Auto-Filter-Funktion kann diese Tabelle nach Projekt, Datum oder zuständiger Person sortiert werden. Jedes Projekt hat eine separate Farbe, so dass die Orientierung nach Themen leicht fällt.

excel-to-do

Diese Liste hilft nicht nur im Fall plötzlicher Abwesenheit, sondern ist ein wichtiges Instrument, um bei einer Fülle unterschiedlicher Aufgaben nicht den Überblick zu verlieren und zum Beispiel den Termin für die Datenübergabe an einen Dienstleister oder den Entwurf eines Spendenbriefs nicht zu vergessen. Schriftlichkeit ist Trumpf!

3) QM-System … oder: Ich bin dann mal weg!

Der aufwändigste Weg, sich entbehrlich zu machen und gleichzeitig die Standards in einer Organisation zu sichern, ist ein Qualitätsmanagement-System. Egal, welchen Standard man nun in seiner Einrichtung hat, das ist die Köngisdisziplin. Ein solches System kann sich in einem Bereichshandbuch wiederfinden, in welchen die wesentlichen Prozesse und Vorgänge beschrieben, erläutert und begründet werden. Gerade bei ausführlicheren Prozessen, wie einem Mailing oder abteilungsübergreifenden Verfahren wie Barspendenannahme ist eine ausführliche Dokumentation das Mittel der Wahl. Wenn ein wichtiger Vorgang beschrieben wird, geschieht das oft mit Hilfe von Flussdiagrammen, beiliegenden Dokumenten (z.B. Buchungsvorlagen) und Anleitungen und eine Begründung, warum dieser Vorgang der Regelung bedarf und wie es zum vorliegenden Verfahren kam. Wer diesen Weg beschreitet, wird dies meist mit als Einzelkämpfer tun, sondern im Kontext ähnlicher Verfahren in seinem Verein, seiner Organisation bzw. nach entsprechender Weiterbildung.

Ein solches Bereichshandbuch, welches im Team erarbeitet wurde, ist der beste Weg, um Personenwissen in Organisationswissen zu transformieren. Und das ist eine Schlüsselaufgabe für alle Leitungskräfte!

Kurzum:

  • Wie auch immer Ihr Weg aussieht: Machen Sie sich entbehrlich!
  • Es geht nicht um Perfektion, sondern darum, dass Ihr System praktikabel ist und angewendet wird. Das ausgeklügeltste System hilft nichts, wenn es allen zu umständlich ist und daher keiner einen Blick reinwirft oder die Daten pflegt.