Adress-Recherche in der Praxis

Adress-Recherche in der Praxis

Unklare Adressen von Spendern sind Alltag jeder Spendenbuchhaltung. Häufig geben Spender bei der Überweisung keine oder keine vollständige Anschrift in den Verwendungszweck-Zeilen ein. Dies kann absichtlich geschehen, um keine Folge-Spendenaufrufe zu erhalten, oder weil keine Zuwendungsbestätigung (Spendenbescheinigung) benötigt wird. Anderen reicht vielleicht der Platz nicht oder sie vergessen es einfach.

Im Fundraising ist jede unklare Adresse ein Problem. Denn damit endet die Beziehungspflege zum Spender, noch bevor sie angefangen hat. Das macht sich finanziell bemerkbar.

Finanzielle Folgen unklarer Spenderadressen

Wenn bei einer Beilage ca. 20% der Erstspender ihre Adressen nicht angeben, senkt dies die Zahl der effektiv gewonnenen Neuspender für die Hausliste empfindlich. Es macht nun einmal einen Unterschied, ob ich 300 oder nur 240 Neuspender aus einer Aktion verzeichnen kann. Das kann genau den Unterschied machen, ob der Status quo der Hausliste erhalten bleibt, oder ob sie langsam wächst.

Da für Fundraiser die Beziehungspflege nicht mit der Spende endet, ist die korrekte Anschrift mindestens ebenso wertvoll wie die erhaltene Spende. Denn die Anschrift ist die Basis für die weitere Kommunikation und damit für den »Lifetime Value« des Spenders für die Organisation. Es ist damit eine Kernaufgabe im Fundraising, unklare Adressen umgehend zu recherchieren.

»Die Beilage lief super. Wir haben nur ⅓ unklarer Adressen. Ich bin aber so beschäftigt und habe keine Zeit, Adressen zu recherchieren.« So ähnlich klingt es immer wieder von Fundraisern. Doch finanziell ist das fatal. Jeder gewonnene Neuspender kostet unter’m Strich zwischen 120 und 200 Euro, so die gängigen Zahlen aus der Szene. Und diese Investition rechnet sich erst nach zwei bis vier Jahren, wenn aus der Erstspende eine zweite, dritte, vierte, etc. Spende wurde. Wenn eine Spenderadresse nicht recherchiert wird, ist die Investition von 120-200 Euro, abzüglich der erhaltenen Spende, in den Sand gesetzt. Nicht nur kurzfristig betrachtet ist das fatal. Denn es ist nicht selten, dass Neuspender im Laufe ihrer Beziehung zu einer Organisation insgesamt vier- bis fünfstellige Beträge spenden.

Und auch die Kosten pro gewonnenem und gehaltenem Neuspender steigen um den durch nicht recherchierte Adressen verschwendeten Betrag an. Kurz gerechnet: Wir werben 100 Neuspender mit Nettokosten (nach Spende) von 12.000 Euro. Jeder Neuspender kostet uns also 120 Euro. Wenn wir aber nur 70 Spender effektiv in die Hausliste überführen können und damit potentiell weitere Spenden erhalten, verteilen sich die Werbekosten auf nur noch 70 Spender. Die Ausgabe je Spender beträgt anstelle 120 Euro nun 171 Euro und damit dauert es nochmals länger, bis die Spenden des Spenders über diesen angefallenen Kosten liegen.

Kosten der Adress-Recherche

Für die Recherche einer Adresse benötigen wir einen Zeitaufwand von durchschnittlich 20 Minuten. Häufig geht es schneller, selten dauert es länger. Nehmen wir dazu ein reichlich bemessenes Arbeitgeberbrutto von 60 Euro die Stunde, so kostet es rechnerisch 20 Euro für die Recherche je Anschrift. Wenn ich mit Hilfskräften arbeite oder gar ehrenamtliche Helfer habe, wird es nochmals günstiger. 20 Euro fallen gemessen an den Werbungskosten und den potentiell entgangenen Spenden wahrlich nicht ins Gewicht.

Pointiert gesagt: Wer unklare Adressen nicht recherchiert, schädigt seine Organisation je Adresse über die Jahre um potentiell tausende Euros.

Erfahrungsgemäß lassen sich mit vertretbarem Aufwand gut ⅔ der unklaren Adressen recherchieren. Und so geht es:

1. Gestaltung des Zahlscheins

Achten Sie bereits bei der Gestaltung des Zahlscheins darauf, die Angabe der vollständigen Anschrift so einfach wie möglich zu machen. Insbesondere bei Beilagen und sonstigen nicht personalisierten Aussendungen mit Zahlschein ist dies sehr wirkungsvoll. Hier –→ die Anleitung dazu.

2. Mehrere Spendenkonten verwenden

Es kann sinnvoll sein, nicht nur ein einzelnes Bankkonto für Spendeneingänge zu haben, sondern beispielsweise eines für die Hausliste, eines für Fremdlist-Mailings und eines für Beilagen. Das hat einige Vorteile: Zum einen entlastet es die Buchhaltung, wenn unklare Adressen primär sich auf einem Konto konzentrieren. Die Spenden der Hausliste lassen sich dann unterbrechungsfrei und zügig verbuchen. Und wenn man weiß, dass auf einem Konto eigentlich nur Spenden aus einer angemieteten Fremdliste oder aus der Beilage in einer speziellen Region eingehen können, kann ich dieses Wissen gezielt für die Recherche nutzen.

3. Recherche unklarer Spenderadressen

a) Recherche von Anlass-Spenden

Zur Umgang mit Anlass-Spendern, Anlass-Gebern und der Recherche von unklaren Adressen aus diesem Feld habe ich -→ hier bereits geschrieben.

b) Recherche bei angemieteten Adressen

Vereinbaren Sie mit der beauftragten Agentur oder dem Lettershop, dass die angemieteten und angeschriebenen Adressen für drei Monate gespeichert werden. Dies ist normalerweise problemlos möglich. Bei jeder Spende wird der Name des Kontoinhabers automatisch von der Bank mit übertragen. Diese Namen und mögliche weitere vom Spender getätigte Angaben sammeln sie und geben sie beispielsweise wöchentlich direkt oder über die Agentur an den Lettershop. Dieser kann dann die Adressen recht schnell vervollständigen und Ihnen wieder zukommen lassen. Dieser Service kostet nicht viel und lohnt sich auf jeden Fall.

c) Adress-Recherche von Spenden aus Beilagen oder spontanen Spenden

Telefonbuch-Suche

Über ein Online-Telefonbuch oder eine CD-ROM (beispielsweise von Klicktel) lassen sich Anschriften häufig vervollständigen. Insbesondere Anschriften älterer Menschen sind noch meist im Telefonbuch verzeichnet. Und über die Umkreissuche – zum Beispiel 15 Kilometer um einen Ort – lässt sich die Trefferzahl bei häufigeren Namen eingrenzen. Auf den Ort komme ich zum Beispiel, wenn ich beim elektronischen Kontoauszug in meiner Spenden-Software sehe, dass die Überweisung durch eine regionale Bank (Sparkasse, Volks- oder Raiffeisenbank) durchgeführt wurde. Dies spricht dafür, den Ort als Ausgangspunkt der Suche zu nehmen.
Wenn dann mal nur noch zwei oder drei Adressen in der engeren Auswahl sind, ist die Erfahrung mit einem freundlichen Anruf sehr gut. »Guten Tag, hier ist xy von der Organisation yx. Wir haben eine Spende von jemandem mit Ihrem Namen erhalten und sind uns nicht sicher, ob diese von Ihnen stammt.« könnte die Einleitung sein. Die meisten Angerufenen reagieren auf solche Anrufe ausgesprochen freundlich und hilfsbereit.

Internet-Recherche

Über Suchmaschinen lassen sich auch viele Menschen finden. Menschen haben eine Website oder eine Praxis, ein Unternehmen oder werden in Kirchen-Gemeindebriefen oder Zeitungsartikeln erwähnt. Diese Treffer können dann über eine Telefonbuch-Suche oft vervollständigt werden.

Bankanfrage

Mit den im elektronischen Kontoauszug enthaltenen Daten erfahren wir mehrere Dinge: Name des Spenders, Betrag und Bankverbindung. Mit einem Formschreiben, welches Name und Betrag enthält und einen Text wie zum Beispiel
»Wir haben von Ihrem Kunden xy eine Spende erhalten. Leider können wir uns weder bedanken, noch eine Spendenbescheinigung zusenden, da uns die Anschrift fehlt. Können Sie dieses Schreiben bitte an Ihren Kunden weiterleiten, mit der Bitte die Anschrift unten im Brief zu vervollständigen und uns per Post, Fax oder E-Mail zurückzusenden…«
lassen sich auch viele Adressen vervollständigen. Viele Banken leiten dieses Schreiben an ihre Kunden weiter und diese können dann entscheiden, ob sie der Bitte nachkommen oder sie ignorieren. Manche rufen auch an, um ihre Anschrift durchzugeben. Andere bitten am Telefon darum, keine Zusendungen zu erhalten. Im letzteren Fall lohnt es sich zu »verhandeln«, und beispielsweise nur eine Sendung pro Jahr zu vereinbaren, anstelle der sonst üblichen vier bis sechs Mailings.

1-Cent-Überweisung

Viele Online-Abo-Dienstleister verifizieren angegebene Kontodaten, indem sie einen kleinen Betrag, zum Beispiel einen Cent, auf das bei der Anmeldung angegebene Konto überweisen und als Bemerkung ein zu verwendendes Kennwort eintragen. Im Fundraising können wir den gleichen Mechanismus nutzen und an die uns bekannte Bankverbindung des Spenders ebenfalls einen Cent überweisen. Als Notiz stünde dann beispielsweise drin: »Danke für Ihre Spende. Für die Spendenbescheinigung benötigen wir Ihre Adresse. Tel. xxx-yyyyyyy.« Auch hier reagieren Menschen durchaus auf die Bitte.

Tipp: Entlasten Sie Ihre Buchhaltung

Die Adress-Recherche ist oft bei der Buchhaltung verortet. Dies kann problematisch sein. Denn gerade in Zeiten hohen Buchungsaufkommens soll »on Top« noch Adress-Recherche geleistet werden. Diese unterbricht den Buchungsrhythmus und die Konzentration. Mein Tipp ist, dass die Buchhaltung einen Bildschirmausdruck der unklaren Adresse/Buchung vornimmt. Diese Ausdrucke werden gesammelt und von einer anderen Person im Team dann konzentriert und mit Routine nach einem festgelegten Schema durchgegangen und, wenn möglich, vervollständigt. Wenn die Adresse vollständig ist oder eine Bankanfrage bzw. 1-Ct-Überweisung notwendig wird, geht der Ausdruck dann mit entsprechendem Vermerk an die Buchhaltung zurück.

Übersicht des Vorgehens auf dem Weg zur vollständigen Spenderanschrift

Darstellung der Schritte, um möglichst viele vollständige Spenderadressen zu erhalten.

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