Okt 092014
 
Nur eine Excel-Tabelle? Nein, das wichtigste Hilfsmittel im Jahreslauf, um die Übersicht nicht zu verlieren.

Nur eine Excel-Tabelle? Nein, das wichtigste Hilfsmittel im Jahreslauf, um die Übersicht nicht zu verlieren.

Kürzlich forderte ich auf, im Job entbehrlich zu werden. Nicht unbedingt im Sinne, dass künftig Industrieroboter die Arbeit von Fundraisern übernehmen können, sondern im Sinne, dass man guten Gewissens in Urlaub, auf eine neue Stelle und zu neuen Aufgaben gehen kann. Oder dass man sich – der Jahreszeit gemäß – bei einer Krankheit auch auskuriert. Doch wie fange ich das ganz praktisch an? Hier mal meine Tipps dazu:

1) To-Do-Listen und Anleitungen … für die Urlaubsvertretung

To-Do-Listen und mehr oder weniger ausführliche Anleitungen sind das Mittel der Wahl, wenn es darum geht, einen definierten Zeitraum durch eine Vertretung überbrücken zu lassen. Es ist in der Regel Zeit, um die zu übertragenden Aufgaben zu erläutern und mit To-Do-Listen können Aufgaben übersichtlich und nachvollziehbar übergeben werden.

Wenn es um eine Anleitung geht, habe ich aus meiner Praxis zum Beispiel Anleitungen aus dem Bereich der Buchhaltung oder beim Abruf von Spendendaten aus dem Internet-CMS im Kopf. Eine Anleitung hilft mir immer dann, wenn ich eine Tätigkeit nur selten vornehme, aber mit dem Verfahren (der Software etc.) an sich vertraut bin. Bei einer Anleitung gilt daher, das Augenmaß zu wahren. Sie sollte nur so ausführlich sein, dass – zum Beispiel bei einem Buchhaltungsprogramm – eine mit der Software vertraute Person die konkreten Vorgänge nachvollziehen und eigenständig bearbeiten kann. Eine Anleitung stellt also kein Handbuch dar.

Tipp: Mit Screenshots lassen sich Anleitungen einfach aufpeppen und ein Bild kann in diesem Fall wirklich viele Worte ersparen.

2) Terminübersicht und Adressen … für plötzliche Abwesenheiten

Jemand muss plötzlich weg, spontane schwere Erkrankung etc. … und die Kollegen rätseln, was wohl an offenen Posten gerade ansteht. In diesen Fällen ist es sehr hilfreich, wenn es eine für alle zugängliche Übersicht gibt, aus welcher die einzelnen Vorgänge der verschiedenen Projekte mit ihren Start- und Erledigungsdaten hinterlegt sind. Genau so wichtig ist eine Adresskartei aller wesentlicher Ansprechpartner, Dienstleister etc., auf welche alle im Team zugreifen können.

Bei mir im Büro haben wir dafür eine Excel-Tabelle. Diese enthält alle wesentlichen Aufgaben des Jahres (Mailings, Veranstaltungen, Leerung der Pfandboxen, Wirtschaftsplanung etc.), aufgegliedert in die wesentlichen Einzelschritte und versehen mit einem Erledigungsdatum und Zuständigkeit. Über die einfache Auto-Filter-Funktion kann diese Tabelle nach Projekt, Datum oder zuständiger Person sortiert werden. Jedes Projekt hat eine separate Farbe, so dass die Orientierung nach Themen leicht fällt.

excel-to-do

Diese Liste hilft nicht nur im Fall plötzlicher Abwesenheit, sondern ist ein wichtiges Instrument, um bei einer Fülle unterschiedlicher Aufgaben nicht den Überblick zu verlieren und zum Beispiel den Termin für die Datenübergabe an einen Dienstleister oder den Entwurf eines Spendenbriefs nicht zu vergessen. Schriftlichkeit ist Trumpf!

3) QM-System … oder: Ich bin dann mal weg!

Der aufwändigste Weg, sich entbehrlich zu machen und gleichzeitig die Standards in einer Organisation zu sichern, ist ein Qualitätsmanagement-System. Egal, welchen Standard man nun in seiner Einrichtung hat, das ist die Köngisdisziplin. Ein solches System kann sich in einem Bereichshandbuch wiederfinden, in welchen die wesentlichen Prozesse und Vorgänge beschrieben, erläutert und begründet werden. Gerade bei ausführlicheren Prozessen, wie einem Mailing oder abteilungsübergreifenden Verfahren wie Barspendenannahme ist eine ausführliche Dokumentation das Mittel der Wahl. Wenn ein wichtiger Vorgang beschrieben wird, geschieht das oft mit Hilfe von Flussdiagrammen, beiliegenden Dokumenten (z.B. Buchungsvorlagen) und Anleitungen und eine Begründung, warum dieser Vorgang der Regelung bedarf und wie es zum vorliegenden Verfahren kam. Wer diesen Weg beschreitet, wird dies meist mit als Einzelkämpfer tun, sondern im Kontext ähnlicher Verfahren in seinem Verein, seiner Organisation bzw. nach entsprechender Weiterbildung.

Ein solches Bereichshandbuch, welches im Team erarbeitet wurde, ist der beste Weg, um Personenwissen in Organisationswissen zu transformieren. Und das ist eine Schlüsselaufgabe für alle Leitungskräfte!

Kurzum:

  • Wie auch immer Ihr Weg aussieht: Machen Sie sich entbehrlich!
  • Es geht nicht um Perfektion, sondern darum, dass Ihr System praktikabel ist und angewendet wird. Das ausgeklügeltste System hilft nichts, wenn es allen zu umständlich ist und daher keiner einen Blick reinwirft oder die Daten pflegt.

 

Okt 012014
 
Entspannter sein

Können Perfektionisten zufrieden sein? Ich habe da so meine Zweifel. Zumindest dann, wenn ein Perfektionist mit anderen – nicht perfekten – Menschen zusammenarbeiten muss. Perfektionismus ist eine Welt für sich. Er braucht feste Regeln. Und er braucht vor allem Grenzen. Denn Grenzen schützen vor der unperfekten Welt, vor dem Chaos hinter der Mauer, in der [weiter lesen]

Jul 292014
 
3.000-Euro-Spende durch „verrückte“ Tauschaktion

Tauschen ist im Trend, so scheint es mir. Hatte ich vor 14 Tagen noch ein Beispiel zitiert, so lese ich in der Mitarbeiterzeitschrift der Evangelischen Gesellschaft Stuttgart, eva-inteam Juli – September 2014, nachfolgenden Bericht, den ich ungekürzt wiedergebe: —————– 3.000-Euro-Spende durch „verrückte“ Tauschaktion Eine ungewöhnliche Tauschaktion hat an Pfingstsamstag Sach- und Geldspenden im Wert von [weiter lesen]

Jul 222014
 
Stiftung gründen oder: ich kauf' mir meinen Verein

Stiftungen gibt es jetzt schon zum Dumpingpreis. Wer bei einigen Trägern, welche ihre Stiftung über das Stiftungszentrum München verwalten lassen, als Stifter aktiv werden will, kann dies mit 5.000 Euro und einer Treuhandstiftung bereits verwirklichen. Aber auch über dieser Minimalgrenze werden sehr viele Stiftungen mit einer verhältnismäßig geringen Kapitalausstattung errichtet. Bei den rechtsfähigen Stiftungen bürgerlichen Rechts [weiter lesen]

Jul 182014
 
Praxisbeispiel: Tauschaktion und Eincremen

Manchmal stößt man bei der Urlaubsplanung unvermutet auf Perlen. In diesem Fall auf eine Fundraising-Perle: Auf der Seite http://www.langeoognews.de/ entdeckte ich ein schönes Beispiel von einem Menschen, Jörg Runnebom, der mit viel Engagement, Spieltrieb, Begeisterung und Ehrgeiz es schafft, Spenden für wichtige Zwecke zu sammeln. Mit freundlicher Genehmigung der Redaktion von “Langeoognews” übernehme ich folgenden [weiter lesen]

Jul 082014
 
Seid entbehrlich!

Wir werden gerne gebraucht Ach, wie schön und befriedigend kann es sein, wenn man gebraucht wird. Wir Menschen sind einfach soziale Wesen und ziehen in den meisten Fällen Bestätigung und Selbstbewusstsein auch aus dem Miteinander mit Anderen. Klar, so völlig ohne Dritte kann praktisch niemand existieren. Dazu zählt auch, wenn man im Berufsleben einer sinnstiftenden, [weiter lesen]

Mai 292014
 
Selber denken!

Da ist sie wieder: Die Verheißung, dass es garantierte Rezepte im Fundraising gibt und die großen Spendenorganisationen mit ihren Ansätzen schon richtig liegen. Heute kam sie wieder in Form des Newsletters vom Rob Woods, der mit http://brightspotfundraising.co.uk/ primär den britischen Markt bedient. “UNICEF UK, Oxford University and NSPCC can’t all be wrong”, so heißt es etwas [weiter lesen]

Mai 222014
 
Vernetzt Euch!

Die meisten Fundraiserinnen und Fundraiser müssen ihren Job alleine erledigen. Oft noch neben einer Fülle anderer Tätigkeiten. Und ich bekomme häufig mit, dass dieses Einzelkämpfertum zur beruflichem Frust, Resignation und Stagnation führen kann. Ein Mittel dagegen kann die Installation einer internen Austauschgruppe (z.B. einer “Marketing-AG”) sein. Darüber bloggte ich bereits einmal. Heute möchte ich Sie [weiter lesen]

Mai 082014
 
Geht raus!

Fundraiser müssen auch mal raus. Nein, ich spreche nicht von zu hohem Kaffeekonsum und schwacher Blase. Und ich denke heute auch nicht an Besuche bei Spenderinnen und Spendern. Mein Thema heute ist: Fundraiser müssen raus zu den eigenen Einrichtungen, Diensten, Angeboten. Wer Geschichten erzählen will, muss dies authentisch tun können. Und eine Erzählung aus dem [weiter lesen]

Apr 292014
 
Großspenden-Fundraising - der Königsweg?

Nach einigen Jahren, in welchen alle Online-Fundraising-Instrumente rauf und runter beworben wurden, war es in 2013 das Großspenden-Fundraising. Befördert wurde diese Diskussion sicherlich durch einige spezialisierte Lehrgänge, am fundiertesten sicherlich durch den neuen Ausbildungsgang am frisch gegründeten Major Giving Institute – an dem ich selber auch teilnahm. Nun lese ich diese Tage im Blog Adlerauge [weiter lesen]